Matricea Eisenhower este probabil cel mai cunoscut instrument folosit pentru prioritizare/organizare a sarcinilor. Totuși, de cele mai multe ori prioritizarea eșuează cu mult înainte de întocmirea matricei din cauza unor considerente ce țin de procese organizaționale.
Iată câteva idei ce pot ajuta în procesul de prioritizare:
❗️ prioritizare înseamnă planificare, așadar trebuie făcută (pe cât posibil) în procesul/ședința de planificare inițială, atunci când toate sarcinile de lucru sunt puse pe masă;
❗️ reprioritizarea înseamnă schimbarea planului de lucru, aceasta trebuie făcută într-o măsură foarte limitată și cu simțul responsabilității deoarece poate afecta productivitatea, calitatea și motivația echipei;
❗️ încărcarea unei persoane cu sarcini peste capacitatea ei nu se rezolvă prin prioritizare pentru că prioritizarea presupune re/organizare nu eliminare...efectele se vor vedea în starea persoanei și calitatea rezultatelor;
❗️ pentru unii clienți interni/externi totul e prioritar (chiar dacă nu e așa), iar un conducător fără 'simț fin' și pregătire necesară riscă să facă prioritate din orice și să facă 'prioritizare la prioritizare' afectând eficiența echipei; este important sprijinul specialiștilor înaintea deciziilor;
❗️ ce este prioritar vom găsi în planificare iar în lipsa planificării fiecare individ va decide în baza setului de reguli de prioritizare (dacă nu există alte decizii de la conducătorul direct);
❗️ prioritizarea pe baza setului de reguli oferă autonomie echipelor și reduce intervenția conducătorilor. Reguli de prioritizare se pot întocmi pentru: clienți, furnizori, sarcini individuale, proiecte, probleme, ședințe;
❗️ din lipsă de predictibilitate, în anumite domenii prioritizarea și reprioritizarea sunt parte din 'daily job' iar acest aspect trebuie înțeles și acceptat de echipe; chiar și asa, re/prioritizarea trebuie ținută bine sub control;
👏 Un semn al profesionalismului este atunci când re/prioritizarea necesară se face cât mai eficace încât să afecteze cât mai puțin eficiența.